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建筑企業合同管理制度
RSS 打印 復制鏈接 發布時間:2019-10-18 08:52:07

 第一章總則

第一條為依法維護公司的合法權益、規范合同管理、加強風險防范,保證依法簽訂、履行、變更和解除合同,最終保障經營活動的順利進行,依據《中華人民共和國民法通則》及《中華人民共和國合同法》等有關法律、法規規定,結合我公司實際情況,特制訂本制度。第二條本制度所稱合同是指本公司在生產經營過程中與法人、自然人或其他經濟組織之間發生的所有書面合同。

第三條合同管理應遵循以下原則:

依法簽訂合同,保證合同的合法性。

切實履行合同,提高合同的履約率。

及時處理合同糾紛,維護公司合法權益。

第四條公司加強合同管理, 指定部門、落實人員專(兼)職負責合同管理工作,

建立健全合同管理臺帳,完善合同管理制度, 提高合同管理水平。

第二章合同管理部門及職責

第五條公司對合同實行綜合歸口、分類專項管理。辦公室是公司合同管理的綜合歸口部門。

辦公室可以提名專職或兼職合同管理人員(以下稱合同管理員)并經公司領導批準任命。

根據業務發展需要,公司可以成立合同管理小組。

第六條辦公室作為公司合同管理的綜合歸口部門主要職責是:

(一)宣傳、貫徹執行國家有關合同及合同管理的法律法規和規章;

(二)承擔直接管理的有關業務工作;

(三)審查合同,防止不完善或不合法的合同出現;

(四)統一管理本公司合同專用章;

(五)制定本公司合同管理實施辦法, 完善合同管理制度;

(六)監督、檢查有關部門簽訂、履行合同的情況,并定期向公司領導匯報;

(七) 建立合同管理臺帳, 將正式合同文本準確歸檔; 并及時按要求向上級合同管理部門報送有關臺帳和報表等資料;

(八)參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟活動。

第七條合同管理員職責:

(一)協助合同承辦人員依法簽訂合同,參加重大合同的談判、起草與簽訂;

(二)審查合同,防止不完善或不合法的合同出現;

(三)檢查合同履行情況,協助合同承辦人員處理合同履行中出現的問題和糾紛;

(四)會同合同承辦人員辦理有關合同文書,并負責建立合同檔案;

(五)制止不符合法律、法規規定的合同行為,并及時向合同管理部門和公司領導報告;

(六)依法參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟;

(七) 建立合同臺帳及統計報表,包括:

1、合同簽訂履行情況臺帳;

2、合同變更解除臺帳;

3、違約合同登記臺帳;

4、合同履行情況進度表;

5、合同簽訂情況進度表;

第八條合同承辦人員職責

(一)對需要簽訂合同的項目或經濟活動進行可行性調查研究,重點調查考證對方當事人的簽約資格和履約能力等;

(二)提請公司合同管理部門審查其經辦的合同,檢查所簽訂合同的履行情況, 及時向合同管理人員通報合同在履行過程中發生的問題, 并同時提出解決問題的意見和建議, 必要時也可以直接向公司領導匯報; 對所承辦的合同負有監督履行責任;

(三)對已簽訂的合同出現不履行、不能履行和不完全履行情況時, 應及時向本公司合同管理部門報告, 并會同有關業務部門研究提出解決問題的方法、建議, 同時向領導匯報;

(四)依法參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁或訴訟;

(五)保管好合同及與簽訂、履行、變更、解除合同等有關的文件和資料, 及時交合同管理機構歸檔。

第九條公司合同管理部門負責人、專職或兼職的合同管理員、合同承辦人員經公司領導審查批準后, 人員組成名單應向上級合同管理部門備案。

第三章委托授權管理制度

第十條法人委托制度法人委托人的主要職責是:

(一) 在授權范圍內負責談判、簽訂合同,既不能違章越權,也不能消極推諉;

(二) 對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責;

(三) 對須報請上級領導審批的合同,辦理申報手續,提出本人意見并對本人意見負責;

(四)對所簽合同的全面履行具體負責,履行中發現問題應立即上報、并積極想辦法解決,對發生的合同糾紛負責處理好或協助有關部門處理好;

(五)負責保管好本人所簽合同的一切資料;合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。

第十一條被授予“法人委托書”者的條件

(一)必須是本公司生產經營活動中確需簽訂合同, 并具有工作經驗的有關人員。

(二)必須經過《中華人民共和國合同法》培訓,考試合格,并經工作業績審查合格者。

(三)能夠遵紀守法, 執行好國家各項法令、法規和本企業的規章制度。

第十二條“法人委托書”的申請程序

(一)凡申請持證者, 先由申請部門向信用(合同) 管理機構提出申請,填寫“參加《合同法》培訓人員登記表” 。

(二)由信用(合同)管理機構統一組織申請持證者參加工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓班,并參加考試。

(三)考試合格后,申請部門按信用(合同)管理機構要求填寫“法人委托書申請審批表” ,并對其工作業績進行考核審查,再經公司人事部門和信用(合同)管理機構審核后報公司法定代表人批準,簽章頒發授權證書。

第十三條“法人委托書”的管理

(一)信用(合同)管理機構負責“法人委托書”的申請審核、證件辦理,變更、注銷登記、遺失聲明和監督檢查等管理工作,并為公司歸口管理部門。

(二)本公司頒發的簽訂合同的“法人委托書” ,采用由省工商行政管理局統一印制的“法人委托書”文本,在有效期限內可連續使用,但有效期限最長不得超過兩年。

(三)凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者,由所在部門向信用(合同)管理機構提出申請,經法定代表人批準,由信用(合同)管理機構具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜;未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。

(四)凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者,必須嚴格遵守本公司制定的信用(合同)管理規定和相關的配套制度,做好合同臺帳記錄,以備考查。

(五) 凡發生下列情況之一者,必須辦理變更或核準注銷手續:

1、“法人委托書”授權內容變更;

2、證件有效期屆滿,不再續展;

3、持證人因工作變動,不再對外簽約;

4、持證人因調離本公司、退休或死亡;

5、持證人因違反本公司管理制度,情節嚴重需撤消“持證人”資格;

6、持證人擅自涂改授權內容、轉借和弄虛作假撤消“持證人”資格。

7、經頒發的“法人委托書”如有遺失,持證人應書面向本部門領導報告,并將本部門批示意見送信用(合同)管理機構,由信用(合同)管理機構向法定代表人或信用(合同)管理領導小組報告后,根據情況酌情處理。

8、凡核準注銷人員的“法人委托書”證件,由所在部門負責收回交信用(合同)管理機構統一處理。

第十四條責任

(一)各部門應加強對持證人的教育和管理,凡發現嚴重違反本公司有關制度規定簽約或利用證件進行違法活動, 以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者,應依法追究責任,同時注銷證件。

(二)持證人必須嚴格按授權范圍和授權權限在有效期內簽訂合同,如因超越授權范圍和授權權限發生的糾紛,其經濟及法律責任由持證人承擔。

第四章合同印章和合同文本管理制度

第十五條合同專用章制度。

公司及下屬企業對外簽訂合同所加蓋的印章,除各企業的公章外,一律使用公司統一編號的合同專用章,其他印章一律不準代替使用。否則,財務部門有權拒絕辦理結算手續,由此所引起的責任由有關人員承擔,還可以予以處罰。

第十六條合同專用章由有關公司統一刻制、編號和頒發;嚴禁任何人私自刻制、使用。

第十七條合同專用章應嚴格按照授權的范圍使用,不準混用、代用或借用。

第十八條合同專用章應妥善保管,若有遺失,除立即登報聲明作廢外,還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。

第十九條簽訂合同, 應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。

(一)各有關部門的合同專用章由信用(合同)管理機構統一歸口管理。信用(合同)管理機構負責申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發放和監督檢查等管理工作。

(二)合同專用章的刻制由信用(合同)管理機構負責。任何部門不得擅自刻制合同專用章, 凡需刻制合同專用章的部門, 必須由申請部門提出書面申請報告,并由主管領導審批簽字, 同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數量、要求和樣章草圖,交信用(合同)管理機構審查后統一辦理。

(三)凡持有合同專用章的部門,應做到合法使用、專人保管。如遇

工作需要,需攜帶外出,應事先辦理借用手續,用后立即歸還。

(四)合同專用章不得代用,混用。

(五)凡遇合同專用章遺失,應立即向本部門領導報告,并將本部門批示意見送信用(合同)管理機構備案,在當地市級報紙上刊登遺失聲明,辦理相關證明材料。

(六)凡遇合同專用章變更,需重新刻制,其申請程序與手續與新申請相同,原合同專用章交還信用(合同)管理機構統一處理。

第二十條合同文本管理制度

(一)合同文本的管理,應做到規范化、科學化、統一化。

(二)建立合同文本。每一份合同都必須有一個編號,不得重復或遺漏。

每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況

記錄,變更、解除合同的協議(包括文書、電傳等),均應妥善保管。

(三)合同檔案還應當包括:合同臺帳;合同文本;合同專用章使用登記;授權委托登記;合同學習、培訓情況;幫扶情況記錄;重合同守信用情況記錄;合同糾紛卷宗材料等。

(四)合同檔案可實行微機管理,但必須具有機讀和文字記載相結合。

(五)合同檔案應裝訂成冊,實行一份一檔,由專人管理備查。

(六)查閱合同檔案需經過批準并進行登記。

第二十一條合同管理獎懲制度

(一)凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規范化管理制度工作中做出下列成績之一的,對有關部門和人員給予表揚和獎勵:

1 、在訂立、審查、履行合同過程中,工作認真負責,為本單位爭取較大效益、避免或挽回經濟損失的;

2 、在合同管理工作中做出成績,被有關部門評為先進的;

3 、在合同管理工作中,提出合理化建議,為本企業增加較大效益,節約較大資金、避免或挽回經濟損失的;

4、追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的;

5、勇于檢舉、揭發他人利用合同行賄受賄、牟取私利等違法行為的。

(二)凡具有下列情況之一的部門和人員,視其情節輕重給予行政處分,經濟賠償直至追究刑事責任:

1、盲目簽訂合同,造成損失的;

2、未經授權、擅自簽訂、變更或解除合同造成損失的;

3、工作不負責任,不按合同規定履行義務,進行驗收、查詢、反饋信息,導致企業喪失抗辯權、撤消權、代位權、勝訴權的;

4、工作不負責任,對方違約不匯報、不追究、暗中向對方提供內情,收受賄賂,給本公司造成損失的;

5、有締約過失責任的;訂立無效合同的;因重大誤解和惡意串通而訂立合同損害國家和集體利益的;嚴重不負責任被欺詐的。

第五章合同的簽訂和履行

第二十二條簽訂合同應當遵守國家法律法規,符合產業政策,遵循平等自愿、誠實信用、協商一致、互利有償的原則。

第二十三條公司簽訂合同應當使用合同專用章。

合同專用章實行專人管理、用印審批制度。

公司對外簽訂合同應由法定代表人或其委托授權的代理人進行。

禁止無權代理, 委托代理人簽訂合同的, 必須由法定代表人簽發“法人授權委托

書”, 委托書中應明確委托代理的權限和期限等重要內容, 同時加蓋本公司合同專用公章和法人代表私章生效。

委托代理人代表公司簽訂合同, 必須在授權范圍及有效期限內行使代理權, 禁

止濫用代理權、超越代理權。

第二十四條合同簽訂前, 合同承辦人員要切實了解對方當事人是否符合簽訂合同主體資格, 資信狀況是否良好, 并驗證對方相關有效證件。

簽訂重大經濟合同前, 合同承辦人員應組織公司領導和有關部門對合同草案進行評審。各部門對涉及各自業務范圍內相關合同條款的合法性、可行性和履約能力做出明確判斷, 各有關部門應對合同的主體、內容、形式是否合法、條款的完備性等提出書面意見并對此負責。

第二十五條簽訂合同,除小額且能夠及時清結的外,應當采用國家標準合同文本或公司統一制訂的合同文本形式。

第二十六條簽訂合同需要擔保時,應當簽訂書面擔保協議。擔保人必須是能夠承擔經濟責任、具備法人資格的經濟實體;對方以財產進行抵押的,抵押物必須是抵押人的合法財產,并提供其產權證明,按規定辦理相關手續。

未經公司董事會決議通過,公司不對外提供合同擔保。

第二十七條依法應當公證、簽證的合同,應及時到有關部門辦理相關法律手續。

第二十八條依法簽訂的合同, 合同正本我方不少于兩份, 一份由合同公司合同管理部門歸檔,一份交上級合同管理部門存檔。

第二十九條合同管理人員對已生效的合同, 要及時建立本公司的合同管理臺帳及各類報表, 實行分類管理, 并于每年年底將合同管理臺帳及各類報表報送上級合同管理部門備案。與合同有關的文書(含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等)應當附在合同卷內存檔, 合同履行終止后,統一存檔保管。

第三十條合同生效后,應當全面履行,如合同不能履行,應當采取補救措施,減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時,應當及時以書面形式通知對方,并注意保存有關證據。發現對方不履行或不完全履行合同時, 合同承辦人員除催促對方繼續履行外, 應立即將對方不履行或不完全履行合同的情況及時報告主管領導和合同管理部門。

第六章合同的評審與批準制度

第三十一條合同正式簽訂前,必須按規定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。

第三十二條合同評審的要點是:

(一)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規定。

(二)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

(三)合同的真實性。包括對方履行合同的意愿是否誠懇,意思表示是否真實、一致。

(四)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

第三十三條根據法律規定或實際需要,合同還應當或可以呈報上級主管機關批準、備案。

第三十四條合同的審批程序如下:

(一)申報。各企業的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同,應事先填寫“合同簽訂申報表”(一式二份),報本公司的領導審查批準。(凡先經領導口頭同意簽約的,簽約后需補辦手續)。需報總經理、董事長審批的,應由該企業領導簽署意見,隨合同初稿及有關資料、附件等,一并上報。

(二)審核。對送審的合同,應按本《制度》規定的審批權限,由主管人員或有關人員認真審閱,必要時可進行調查研究,最后作出:批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判(應提出談判的具體要求和注意事項)。主管人員在“申報表”上批寫意見后,“申報表”一份及合同初稿留底,另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位,由承辦人按批準的意見辦理。

上述審批程序一般為1 至2 天,特殊情況,經批準或授權的可不受審批程序的約束。

第七章合同的變更和解除

第三十五條當事人可依法變更合同。

公司發生需要變更合同的情況時,應當書面通知對方,并說明理由。

公司在接到對方要求變更合同的通知時,應當立即審查對方的理由是否正當,如果符合變更條件,同意變更的,應當簽訂變更協議。因變更造成經濟損失的,應當及時向對方提出索賠。

第三十六條當事人可以依法解除合同。

發生需要解除合同的情況時,應當書面通知對方,并說明理由。在接到對方解除合同的通知時,應當立即審查解除合同的理由是否正當,如果因解除合同而損害了自身利益,應當及時向對方提出書面索賠請求。

第八章合同糾紛的處理

第三十七條對外簽訂的合同在發生經濟糾紛時, 首先要協商解決,形成書面協議,并加蓋雙方單位公章后執行,如協商不成,應完整保存協商時的各種資料,報告公司領導研究決策,采取必要措施。

第三十八條需要向仲裁機構或人民法院遞交仲裁申請書、起訴書或答辯書的,公司合同管理部門應將法律文書報送上級合同管理部門審閱, 并經法定代表人審定同意。

第九章合同的監督檢查

第三十九條合同監督檢查是合同管理的重要內容之一。合同管理人員應會同合同承辦人員組織有關部門定期(每半年) 檢查合同的執行情況,發現問題,及時報告,同時提出處理意見,并注意保存書面記錄和證據,盡量減少或避免損失。

公司根據工作發展需要, 可以成立合同監督檢查小組。

第四十條合同監督檢查的主要內容有:

(一) 合同管理臺帳及報表建立情況;

(二) 合同的簽訂和履行情況;

(三) 合同糾紛的處理情況;

(四)合同管理人員的教育培訓情況;

(五) 對于在簽訂、履行和管理經濟合同工作中,因違反合同管理制度,

造成重大經濟損失的人員的責任追究情況。

第四十一條合同管理部門履行監督檢查職責時,相關人應當如實提供與檢查事項有關的文件、資料,并對有關檢查事項涉及的問題做出解釋和說明。

第四十二條檢查小組或者檢查人員應在檢查結束后十五天內向受檢部門送達檢查意見書。

檢查意見書要標明檢查人員姓名和職務, 提出被檢部門合同管理的基本做法、存在問題及對加強合同管理的意見等。

第四十三條合同管理部門根據檢查情況,可以向被檢部門提出如下意見:

(一)對于未按規定執行合同管理制度, 或者落實制度有重大漏洞的,責令限期改正;

(二)對于在簽訂、履行合同中,因違反合同管理制度,造成重大經濟損失的部門或者個人,建議追究其相關法律責任;

(三)對于在合同管理工作中成績顯著, 為企業避免或者挽回經濟損失的部門和個人,建議按有關規定給予表彰或獎勵。

第四十四條被檢部門應當自收到檢查意見書之日起日內將落實情況書面報告合同管理部門。

第十章客戶信用檔案管理制度

第四十五條檔案資料內容

下列資料可以作為合同檔案:

談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

對方當事人的法人營業執照、營業執照、事業法人執照的副本復印件;

對方當事人履約能力證明資料復印件;

對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、

授權委托書的原件或復印件;

我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;

對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;

雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

登記、見證、鑒證、公證等文書資料;

合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;

標的驗收記錄;

交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。

第四十六條合同資料歸檔、統計與管理

(一)本項目部所有合同都必須統一編號,由辦公室妥善保管。

(二)合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后十日內,應將合同檔案資料移交辦公室。

第十一章客戶授信與年審評價制度

第四十七條信用(合同)管理機構加強與各業務部門的聯系溝通,及時掌握客

戶的信用信息,對客戶實行分級管理,將客戶的信用等級分為A、B、C、D 四級,分

別制訂不同信用等級所對應的信用額度、信用期限、信用折扣。

第四十八條信用(合同)管理機構負責建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊資金、電話、信用標準(對客戶資信情況進行要求的最低標準) 、信用等

級內容的表單,并及時進行動態更新。

第四十九條信用(合同)管理機構負責制定客戶信用申請表、客戶調查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準信函等表格;受理客戶信用申請;采用對客戶進行走訪、調查、向有關部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息, 填寫客戶調查表,對客戶進行信用評級,報主管副總審批后,確定信用等級,并及時回復客戶。

第五十條對客戶實行跟蹤管理,補充客戶信用信息,每年末對客戶的信用狀況進行匯總分析, 形成書面的年審評價報告, 并根據年審報告及時調整客戶信用等級與授信額度。

第五十一條對延遲付清款物的客戶,視情節輕重給予信用等級的降級處理;對惡意拖欠款物的客戶授信額度為0,要求采用即時清結的方式或列入黑名單,拒絕業務往來。

第五十二條各業務人員應及時收集客戶信息并向信用(合同)管理機構反饋;信用(合同)管理機構應定期將客戶信用狀況評價結果反饋公司各相關部門。

第十二章客戶信用檔案建立與管理制度

第五十三條建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內容:

1、談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

2、對方當事人的法人營業執照、營業執照、事業法人執照的副本復印件;

3、對方當事人履約能力證明資料復印件;

4、對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件;

5、我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;

6、對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;

7、雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

8、登記、見證、鑒證、公證等文書資料;

9、合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;

10、標的驗收記錄;

11、交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。

第五十四條公司所有合同都必須按部門編號。信用(合同)管理員負責建立和保存合同管理臺帳。

第五十五條合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后一個月內,應將合同檔案資料移交信用(合同)管理員。信用(合同)管理員對合同檔案資料核實后一個月內移交檔案室歸檔。

第五十六條各公司及部門應于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內上年度和本年度上半年的合同統計報表報送集團公司信用(合同)管理機構。各公司及部門應于每年的一月十日前將管轄范圍內上一年度信用(合同)管理情況分析報告報送集團公司信用(合同)管理機構。

第五十七條建立完整的客戶信用資料,包括客戶信用申請表、客戶調查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等,并附客戶概況、付款習慣、財務狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經營狀況等調查原始資料。

第五十八條客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途,由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業秘密內容的泄漏要追究相關當事人的責任。

第五十九條配備大專以上學歷,具有數據庫檢索服務的能力和經驗的人員專(兼)職檔案管理員。

第六十條檔案管理員必須經過企業信用管理專業知識培訓,考核合格后方可上崗。

第十三章應收賬款與商賬追收管理制度

第六十一條建立應收賬款帳目,明確應收貨款,分期應收賬款和應收票據的數額、期限、應付款人等內容。

第六十二條建立應收賬款賬齡分析分級表,將應收賬款按賬齡分為合同期內、進入預警期內、到期、逾期、進入最后通牒期,進入專業追賬期、付諸法律期和壞賬期八級,制訂相應的催收措施。

第六十三條對應收賬款加強日常監督,根據實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應收賬款記錄進行分析和診斷,對每筆賬款作出處理意見。

第六十四條制訂商賬(逾期應收賬款)追收辦法,培訓催收、追收人員。

第六十五條設計商賬追收工作流程,包括內勤提示、外勤催收、委托專業信用管理公司追收、法律訴訟。商賬追收程序一般應包括下列步驟:

步驟階段時間段聯系方法催賬形式

1 提醒客戶逾期第一天傳真禮貌提示

2 提醒客戶以后第4 天傳真再度提示

3 了解問題以后第4 天電話了解客戶發生了什么問題

4 第一次正式催賬以后第4 天傳真顯示證據

5 嚴肅通知以后第4 天傳真嚴肅通知

6 第二次正式催賬以后第4 天傳真顯示證據

7 壓迫客戶式談話與6 同一天通話/ 拜訪表達不滿

8 最后通知以后第3 天掛號信最后通牒

9 送專業追賬公司一周以后委托追賬與追賬代理簽約

10 提出法律訴訟半年以后委托律師法律行動

第十四章失信違法行為責任追究制度

第六十六條對方發生失信違法行為,可酌情采取下列措施:

取消賒銷條件;停止供貨;取消供貨資格;

訴諸法律。

第六十七條本企業發生失信違法行為的可能表現形式與糾正措施:

表現形式:個人擅自以公司名義對外簽訂合同并違約或騙取款物;產品合格率未達標;拖欠貨款;其他。糾正措施:及時書面告知對方,說明原由;依法賠償對方損失;撤消過錯當事人的職務、開除直至依法追究其法律責任。

第六十八條合同糾紛處理

(一)發生合同糾紛,合同承辦部門、人員應立即報告分管領導或法定代表人,并通報信用(合同)管理機構,提供材料。為解決合同糾紛所采取的各項措施,必須在法定的訴訟時效和期間內進行。

(二)合同糾紛發生后,可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應配合好公司信用(合同)管理機構參加仲裁或訴訟。

(三)發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時,應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。

(四)合同發生糾紛后,需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的,應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。

(五)解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復印件,自發出或收到之日起十日內,由承辦人送交信用(合同)管理機構備案。

(六)在處理合同糾紛過程中,對于可能因對方當事人的行為或者其他原因,使判決不能執行或者難以執行的案件,應當及時向法院申請財產保全。

(七)合同糾紛發生后,應當依法采取一切措施,積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下,應當向法院申請保全證據。

(八)向法院提供原始證據時,必須先行復制,并請求法院的承辦人員出具證據收執。

(九)在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中,行使可能引起國有資產流失的處分權時,應當報請有關部門公司批準。

第十五章應付賬款管理制度

第六十九條應付賬款入賬程序

(一)、有票應付款 1 財務部業務會計對采購定單、供應商發票、檢驗入庫單進行審核,即“三單符合”審核。

2 三單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的合同單據。第二單“供應商發票” 是指由發票、收款收據組成發票單據。第三單“入庫單”是指由入庫單、質檢單、運輸提貨單等組成的收貨單據。

3 財務部業務人員在“三單符合”審核后,制作記賬憑證并按照會計復核、批準程序入賬。

4 有關部門對合同、訂單的修改原件,應及時傳遞到財務部。

(二) 無票應付款

1 倉庫管理員在收到供應商的合格來貨(經檢驗合格)后,填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財務部門。未經質量檢驗合格的貨物不得入庫。

2 財務部核對每一張入庫單,確保信息準確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進行核算。

3 對貨物入庫后超過一個月發票未達的無票應付款,財務部應及時與采購部聯系并跟蹤。

(三) 應付賬款

1 供貨方開來發票, 從無票應付款轉入應付賬款時, 必須經過“三單符合審核”。財務部業務人員應當在“三單符合審核”后,方可將無票應付款轉入應付賬款。將暫估入庫的項目轉入庫存項目。

2 財務部在“三單符合審核”中發現不符或不完全相符時,應立即通知商務部和物流部門。商務部應及時與供應商聯系處理, 并在一周內將問題調查清楚并合理解決。財務部應同時將所有三單不符的情況記錄, 并定期跟蹤和向財務經理或財務經理匯報。

3 對在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應商應提出警告,情節嚴重的,要考慮給予處罰或更換。

4 生產部門應在每月二十八日前將供應商的質量退貨及向供應商索賠的資料傳遞到財務部,財務部應于當月據之調整應付賬款。

5 任何供應商應付賬款的調整必須有充分的依據并經財務經理及相關人員的書面批準。這些依據應附在相應的調整憑證后。

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6 更改供應商名稱必須得到供應商提供的合法的資料,并經過財務部經理的批準。這些資料應附在相應的調整憑證后。

(四)應付賬款賬齡分析

1 財務部每季度進行一次應付賬款的賬齡分析,并分析資金安排和使用的合理性。

2 財務部每月打印出有借方余額的應付賬款,并通知采購部及相關部門。采購部及有關部門應及時與供應商聯系解決, 并將結果在一周內告知財務部。對超過兩個月的有借方余額的應付賬款, 財務部應向財務經理和總經理作書面匯報。

(五)對賬

1 財務部每月應核對應付賬款總賬與明細賬, 對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目, 財務部應會同商務部采購人員進行調查, 并經財務經理書面批準后及時處理。

2 財務部每年至少獲得一次供應商對賬單, 對發現的差異應及時與供應商聯系解決。應付賬款管理流程圖。

第十六章獎勵和懲罰

第七十條合同管理部門及承辦人員有下列表現的,應視不同情況授予榮譽證書、記功、發給獎金等獎勵:

(一) 盡職盡責,使公司所簽訂的合同得以全面履行,為公司取得重大經濟效益,工作成績顯著的;

(二) 在處理合同糾紛中,起到重大作用,為本公司獲得較大經濟效益或免受重大經濟損失的;

(三) 按上級合同管理部門的要求定期上報本公司合同管理資料,在合同檔案管理工作中表現突出的;

第七十一條合同管理部門及承辦人員有以下情況之一, 視情節輕重分別給予不同的行政處分、經濟處罰,構成犯罪的移交司法機關處理。

(一)在以法人名義進行的經濟活動中, 應簽訂書面經濟合同而沒有簽訂,給公司造成經濟損失的:

(二)合同承辦人員,在簽訂、履行合同過程中未盡職盡責,造成經濟損失或違反法律規定導致合同糾紛的;

(三)丟失、擅自銷毀、涂改合同文件造成經濟損失的;

(四)失職、瀆職、玩忽職守,造成經濟損失的;

(五)追究違約責任,造成重大經濟損失的;

(六)接受賄賂,內外勾結,造成重大經濟損失的;

第十七章附則

第七十二條本管理制度中所指的“合同承辦人員”是指除法定代表人外, 在公司的授權范圍內直接承辦并參與合同簽訂、變更、解除的業務人員;

第七十三條公司“介紹信”與“法人授權委托書”中說明構成本管理制度的一部分。

第七十四條本制度自公司領導簽發之日起實施。

第七十五條本制度由公司辦公室負責解釋。

 

 

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