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建筑合同管理制度及流程
RSS 打印 復制鏈接 發布時間:2019-10-18 08:58:52

合同管理流程

編制日期 :

審核日期:

批準日期:

修訂記錄:

2 流程目的

健全公司合同管理規范,規范公司合同管理程序,控制公司經營風險,提高合同審批效率。

3 適用范圍

適用于公司項目開發涉及的經濟技術合同(不包含銀行貸款合同、其他融資合同、房屋銷售合同、商業租賃合同、人事合同等)的管理工作。

4 流程責任人

經營部負責人。

5 術語和定義

5.1 合同經辦部門:是合同起草、報審、簽訂的主責部門。

1) 工程類合同——工程部/ 經營部

2) 設計類合同——總工室/ 經營部

3) 營銷類合同——經營部

4) 商業類合同——經營部

5.2 合同執行部門:是合同具體實施的執行部門,通常與合同經辦部門相同,工程戰略采購類合同除外。

6 工作程序

6.1 合同標準文本的編制

1) 根據合約規劃,經營部負責編制各類合同標準模板,經營部組織各經辦部門核實職責范圍內的合

同標準文本。合同經辦部門擬制完成后填寫《宣城市大唐萬安置業有限公司合同評審會簽表》,交審計部、法務部和財務部會簽,分管副總審核,執行董事審批,總經理審批。

2) 經辦部門根據審核部門的審核意見對合同標準文本進行修訂, 修訂完成的合同標準文本由相應部門分管副總裁審批。

3) 批準后的合同標準文本由經營部保留正本并公布使用。

4) 根據合同履行情況、政府法規政策調整、案例分析等結論,應持續及時修改合同標準文本,合同標準文本修改同編制程序。

6.2 合同擬定及簽署

1) 合同擬定及洽談

a) 同除即時結清者外,應當采用書面形式。

b) 合同的起草工作應爭取由我方或以我方為主承擔。合同經辦部門擬定合同文本(包括電子版) ,已制訂并實施合同標準文本的, 應采用標準文本。采用合同標準文本的, 經雙方協商, 可對標準條款進行修改,也可增加補充條款。

c) 政府有關部門有強制性規定,可采用政府有關部門要求的合同文本。

d) 公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業務, 應參照以往相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。

e) 合同所有條款都必須具體、明確、完整,用詞準確,責任清晰,不能含糊不清、模棱兩可。手寫部分字體要工整、認真,不得隨意涂改。

f) 當通過招投標或其它合法途徑確定合同談判單位后, 合同經辦部門應在談判前對合同談判對象的主體資格、資信狀況、履行能力、經營狀況、市場需求、產品/ 服務質量、價格等背景資料進行了解和調查。對方委托代理人簽訂合同的, 經辦人必須要求對方代理人出具有對方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權委托書,同時要對授權的具體內容和授權期限進行審核。

g) 重大的或涉外的合同談判,應由法務人員和經濟、技術等專業人員參加。

重大合同是指: (1)法律關系復雜的合同,或( 2)其簽訂和履行將對公司的生產經營活動產生重要影響的合同;或( 3)公司對外簽訂的標的額在500 萬元以上的合同。

h) 合同經辦部門在合同洽談前,需就以下談判準備事項進行安排:

① 確定談判的目標;

② 確定必要時可作出的讓步;

③ 確定我方及對方的實際需求(或目標)和強制(或約束)條件;

④ 準備初步的談判日程及談判內容的先后次序;

⑤ 確定談判的人選、分工和談判的原則等。

2) 合同審批

a) 與合作方洽談一致后, 合同經辦部門按照《合同會簽表》的要求, 將草擬好的合同分別報相關部門審核, 各審核人應在各自的職權范圍內對合同提出書面, 經辦人員根據修改意見整理出最終的合同文本,各審核部門根據最終的合同文本在《合同會簽表》上簽署意見;

b) 審核部門可根據需要, 要求合同經辦部門提供與合同有關的補充證明材料, 承辦人應予以配合。如審核部門對合同主要內容提出修改意見, 合同經辦部門需重新組織與供方的洽商, 必要時各意見提出部門均應參加洽商,雙方取得一致后再對合同文本進行修改。

c) 非商業類合同審核審批程序為( 待定):

d) 商業類合同審核審批程序( 待定):

符號說明: 1234, 表示流程起點及審核順序,○表示參與、會簽,√表示最終審批

e) 審核意見應明確、具體,禁止使用“原則同意” 、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為未對合同審核。

f) 合同對方履約能力或資信狀況有瑕疵的, 原則上不應與其訂立合同, 必須訂立同時, 應要求其提供有效的擔保。其中, 以保證形式作出的擔保, 其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體,并應對擔保人進行必要的審查。

3) 合同簽署

a) 公司對外合同應由授權代表簽署。授權代表在簽訂合同前, 應到人力行政部法務人員處辦理書面授權委托書,授權委托書必須明確委托范圍、權限和期限,禁止使用“全權代理”一類的文字。

b) 公司各部門不得以自己的名義對外簽訂合同, 如因業務需要, 必須以部門名義對外簽訂合同時,應由授權代表授權。

c) 合同審批完成后, 一般雙方同時簽字蓋章, 不能同時簽字蓋章的, 應盡量避免我方先行簽字蓋章。人力行政部根據合同審批表及授權代表在合同書上的簽字直接蓋章, 無須再辦理用印申請。若合同條文有修改,需合同訂立雙方在修改處加蓋公章或合同專用章。

d) 合同內容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。

e) 法律、法規規定合同應當辦理批準、登記等手續生效的, 或者需要登記備案的, 經辦人員應當及時辦理有關手續。

f) 合同作為公司對外活動的重要的法律依據和憑證,有關人員應保守合同秘密。

6.3 合同歸檔

1) 合同簽訂完成后, 公司原則上應保留至少四份原件(1 份正本、3 份副本),分別由法務部(正本)、合同執行部門(副本) 、財務部(副本)和經營部(副本)各留存合同原件一份。工程、材料設備采購合同副本應為4 份,審計部/ 財務部、經營部分別保留合同副本一份。

2) 辦公室負責公司的合同管理存檔,公司各部門負責本部門的合同管理。合同的立卷、編號等管理按公司的檔案管理制度執行。

3) 對合同履行過程中,各種經雙方簽字確認的清單、確認書、補充協議等文件材料,也應作為合同附件及時歸檔。

4) 涉及訴訟或仲裁的合同, 相關人員應在訴訟或仲裁生效并執行完畢后一個月內交人力行政部存檔保存。

5) 經營部定期組織合同經辦部門、合同執行部門、財務部開展合同臺帳核對工作。

6) 各部門借閱合同資料應在公司內借閱,并履行登記手續,退還時人力行政部應檢查所查閱合同資料是否完整; 外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信并經公司法定代表人同意后方可辦理借閱手續。

6.4 合同履行

1) 合同訂立后,合同經辦部門應對合同執行部門進行合同交底。

2) 合同執行部門負責建立合同臺帳,并監督合同的履行,有義務及時處理合同履行過程中發生的問題,并向主管領導匯報。

3) 合同執行部門注意收集保存合同履行過程中相關記錄、數據、證明材料等,進行對方履約情況評價,為建立公司合格供方提供依據。

4) 在合同當事人發生或可能發生違約時,或者發生與合同有關的爭議時,合同執行部門應在法定、約定或合理期限內以書面方式向對方提出異議。向對方提出異議的文件和對對方提出異議的答復文件須經法務人員審核,并報經營部備案。合同執行部門應及時跟進事件情況進展,將相關情況及時告知采購管理中心。

5) 合同履行過程中,需妥善保管與合同履行有關的書面簽證、來往信函、文書、電報等。向對方當事人交付重要資料時應由對方當事人出具收條。

6) 合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定,一般應以標的物交付完畢、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。

6.5 合同變更或解除

1) 根據合同履行的實際情況,如公司認為確需變更合同內容或解除合同的,經合同各方協商一致,可進行合同變更或解除,合同變更或解除的通知或協商意見應采用書面形式。合同變更和解除依照合同的簽訂流程進行審批。

2) 合同執行部門在收到對方要求變更或解除合同的通知后, 應及時提請主管領導、法務部人員處理。

3) 合同未履行完畢,但確定不再繼續履行的,合同執行部門應做好終止或解除記錄,收集履行過程中所有與合同有關的文件,做好經濟往來和合同結算工作,并辦理解除合同的手續。

4) 合同的變更、解除應注意以下事項:

a) 主體變更、解除,應征得合同各方同意。

b) 有擔保條款的合同變更,應征求原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位的印章。

c) 經登記、批準、鑒證、見證、公證的合同,變更協議應重新登記、批準、鑒證、見證、公證。

d) 合同中訂有保密條款或附有保密協議的, 合同解除后, 其效力并不受影響; 合同變更時, 如果涉及到雙方當事人的變更或合同內容的變更,應變更保密條款或保密協議。

e) 聯營、承包經營、涉外等合同的變更或解除,法律有特別規定的,應依特別規定辦理。

6.6 合同糾紛處理

1) 糾紛發生后,合同執行部門應及時向法務人員遞交合同糾紛說明,同時應迅速收集下列有關證據

(原件):

a) 合同文件(包括變更、解除合同的協議、電報、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書,介紹信及其他有關資料等) 。

b) 送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關票證票據。

c) 貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關資金管理賬目。

d) 作為質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結果等。

e) 證人證言。

f) 其他證據材料。

2) 法務人員根據情況,在3-5 日內提出處理意見,最終提交公司總經理審批。

3) 合同糾紛經雙方協商達成處理意見的,應訂立書面協議,由雙方代表簽字并加蓋公章或合同章。

4) 對經協商無法解決的糾紛,經公司總經理同意,法務人員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴。

5) 糾紛處理完畢后,由法務人員負責向公司總裁報告;重大合同的糾紛處理,應隨時向總經理報告進展情況。

6.7 合同款支付

1) 合同執行部門負責合同款支付的經辦,填寫《合同付款審批表》。審批參照如下權限進行:

a) 非商業類合同付款審批( 待定):

b) 商業類合同付款審批程序( 待定):

符號說明: 1234, 表示流程起點及審核順序,○表示參與、會簽,√表示最終審批。

2) 財務部根據《合同付款審批表》付款后, 在表中最下行填寫實際付款額并保留《合同付款審批表》原件,合同執行部門和成本管理中心/ 成本采購部保存復印件。

7 支持性文件

7.1 采購管理流程

7.2 合約框架管理作業指引

8 相關記錄

8.1 《合同標準文本審批表》

8.2 《合同審批表》

8.3 《合同付款審批表》

 
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